信箱每天被各類信件轟炸是家常便飯：系統通知、行銷廣告、課程通知，偶爾才夾雜一兩封真正需要回覆的重要郵件。如果每次都得親自點開、逐字看懂再思考怎麼回，時間全被切碎了。今天我們就用 n8n 打造一個郵件分流秘書：信件一進來，AI 自動讀懂信件用意、打上標籤，遇到需要回覆的正式信件，甚至直接先在草稿匣幫你擬好回信。

第一站：監聽 Gmail 新信進箱
在畫布拉出「Gmail Trigger」節點，綁定自己的 Google 帳號。觸發事件選為「收到新信（Message Received）」，過濾條件可以設為只監聽收件匣（INBOX），並且先排除掉垃圾郵件。這樣只要有一封新信躺進信箱，n8n 就會立刻被觸發，把寄件人、主旨、寄送時間與內文純文字抓回來。

第二站：文字前處理與長度修剪
很多 Email 內文會夾帶落落長的簽名檔、歷史往來紀錄，甚至一大串格式化亂碼。我們利用昨天學到的資料處理方法，把過長的簽名檔或系統自動產生的免責聲明先濾掉，只保留最新這封信的核心對話內容，避免浪費模型的 Token 用量。

第三站：讓 AI 判讀意圖與緊急程度
將清洗後的信件內文丟給 AI 節點，提示詞設定明確的分類邏輯：「你是一位專業的行政秘書。請閱讀這封 Email，完成兩項任務：第一，將這封信歸類為『行銷廣告』、『帳單通知』、『需要回覆的正式諮詢』或『純資訊通知』；第二，若判定為『需要回覆的正式諮詢』，請以禮貌且清晰的專業口吻，根據來信問題草擬一段回信內容；若是其他類別，草稿欄位請回傳空白。」要求 AI 用結構化的欄位直接把類別與回信草稿回傳。

第四站：自動打標籤與分類管理
接到 AI 的分析結果後，接一個「Gmail」節點，動作選擇「新增標籤至郵件（Add Label to Message）」。如果 AI 判讀是行銷廣告，就自動貼上「促銷」標籤並標記為已讀；如果是重要諮詢，就貼上「待回覆」或標上星號，讓它在收件匣裡一眼就能被認出來。

第五站：自動寫入草稿匣（安全防呆）
對於需要回覆的信件，千萬別讓 AI 直接替你把信寄出去，萬一幻覺講錯話就尷尬了。最穩妥的做法是接一個 Gmail 節點，動作選「建立草稿（Create Draft）」。把 AI 寫好的回信草稿填進去，主旨自動加上「Re:」，並關聯到原本那則郵件討論串。這樣當你打開信箱時，只要點開草稿快速掃過一遍、確認語氣沒問題，按一下寄出就搞定，既省下了從零構思的時間，又保留了人工把關的安全底線。明天我們進一步把 AI 的能力推向知識管理，聊聊向量資料庫與文本切塊的基礎概念。